Chuyển văn phòng mới cần làm những gì?

Liệu bạn đã biết chuyển văn phòng mới cần làm những gì hay chưa? Chuyển dọn văn phòng là một việc quan trọng của mỗi doanh nghiệp khi thay đổi sang địa điểm làm việc mới. Việc lên kế hoạch chuyển dọn chi tiết, cụ thể và rõ ràng sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và nắm bắt được những việc ưu tiên cần làm trước. Ngoài việc lập kế hoạch chuyển dọn cụ thể thì công ty cần lên danh sách những việc cần thực hiện khi chuyển văn phòng để quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi và theo đúng kế hoạch.

Trong bài viết dưới đây, Thành Hưng sẽ chia sẻ đến bạn Checklist những việc cần chuẩn bị khi chuyển văn phòng mới nhằm giúp công ty bạn tiết kiệm được thời gian và giảm bớt lo lắng.

Hoạch định ngân sách và thuê đơn vị vận chuyển uy tín

Hoạch định ngân sách cho việc chuyển dọn

Bạn nên thống kê đồ đạc rồi chọn lựa kỹ lưỡng loại hình vận chuyển vì thường sẽ có 2 loại hình là tự thuê xe và thuê dịch vụ trọn gói. Thông thường các doanh nghiệp sẽ chọn hình thức thứ 2 là sử dụng dịch vụ trọn gói vì dịch vụ này sẽ giúp cho công ty bạn không cần phân công nhân sự chuyển dọn.

Tuy nhiên, bạn cần liên hệ tham khảo chi phí dịch vụ vận chuyển trọn gói ở các đơn vị vận chuyển càng sớm càng tốt nhằm đảm bảo ngân sách của công ty và thời gian vận chuyển được theo đúng kế hoạch.

So sánh chi phí và chất lượng của các đơn vị vận chuyển

Vì công ty bạn sẽ phải bỏ ra một khoản chi phí cho quá trình vận chuyển nên cần so sánh kỹ lưỡng về chất lượng cũng như giá thành của các bên vận chuyển. Khi tham khảo đơn vị vận chuyển, bạn nên so sánh các dịch vụ gia tăng và quá trình đó có phát sinh thêm chi phí hay không?

Ngoài ra, bạn nên yêu cầu họ cung cấp thông tin người quản lí dịch vụ và hãy nghiên cứu vấn đề đền bù, bảo hiểm hàng hóa, tài sản của công ty dịch vụ.

Thuê dịch vụ chuyển văn phòng uy tín

Chuyển văn phòng mới cần làm những gì? Hãy tìm thuê một dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Taxi tải Thành Hưng với hơn 27 năm kinh nghiệm, là hãng khai sinh mô hình taxi tải đầu tiên tại Việt Nam. Với đội ngũ nhân viên chuyển dọn có thâm niên trong nghề, chuyên nghiệp và cẩn thận trong công việc, Thành Hưng hiện đang được rất nhiều khách hàng doanh nghiệp lớn – nhỏ lựa chọn dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói bởi chất lượng vượt trội cũng như dịch vụ chăm sóc khách hàng tận tình và chu đáo.

Trao đổi trực tiếp với người quản lý dịch vụ chuyển dọn

Người giám sát của công ty phải trực tiếp làm việc với người quản lý dịch vụ chuyển dọn. Bên cạnh đó cần đảm bảo các bước chuyển dọn phải diễn ra và được thực hiện theo đúng kế hoạch, hoàn thành đúng thời gian đã thống nhất từ trước.

Người đại diện của công ty và người quản lý bên dịch vụ chuyển dọn phải cùng nhau:

• Tiến hành giới thiệu về văn phòng cũ và mới
• Thiết lập thời gian vận chuyển để đảm bảo tiến độ
• Thảo luận về sơ đồ mặt bằng văn phòng mới
• Xác định các tính năng của văn phòng cũ và mới xem có ảnh hưởng về việc vận chuyển hay không

Người giám sát của công ty sẽ thống kê lại đồ đạc cần di chuyển. Sau đó người quản lý bên dịch vụ chuyển dọn sẽ tiến hành báo giá, cân nhắc số lượng công nhân cần huy động.

Thông báo việc chuyển văn phòng

Đầu tiên, bạn cần thông báo cho nhân viên công ty biết về kế hoạch chuyển văn phòng, lý do vì sao chuyển văn phòng để mọi người nắm được kế hoạch.

Gửi thông báo đến các khách hàng, đối tác và cổ đông của công ty qua email, website, facebook,… Nội dung thông báo sẽ bao gồm: lý do chuyển địa điểm, ngày chuyển địa điểm, số điện thoại, địa chỉ mới, ngày bắt đầu hoạt động tại văn phòng mới.

Quản lý hàng tồn kho và nội thất

Lên kế hoạch cách bố trí văn phòng mới

– Đầu tiên, bạn cần lên kế hoạch tổ chức lại các khu vực phòng ban ở nơi làm việc mới.

– Thiết kế lại sơ đồ các phòng ban tại văn phòng mới để đơn vị vận chuyển có thể sắp xếp đồ cho bạn.

– Ngoài ra, cần phối hợp với phòng IT của công ty để bố trí ổ cắm, vị trí ổ điện sao cho phù hợp…

Xây dựng kế hoạch và thống kê đồ đạc tại nơi làm việc cũ

– Liệt kê tất cả các đồ đạc có thể sử dụng tiếp để mang đi và thanh lý lại những đồ dùng không sử dụng nữa để tiết kiệm chi phí.

– Lên danh sách những đồ đạc cần tháo rời và lắp đặt chuyên nghiệp

– Chuẩn bị danh sách những đồ đạc cần mua mới tại văn phòng mới.

Chuẩn bị các vật tư đóng gói cần thiết

Hầu hết các đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp sẽ cung cấp vật tư như: thùng carton, xốp nổ, băng dính, màng nilon bọc hàng,…Tuy nhiên, nếu công ty bạn chỉ thuê xe tải thì nên chuẩn bị đầy đủ vật tư để có thể đóng gói đồ đạc cẩn thẩn.

Nên chia đồ đạc ở các phòng ban ngay từ đầu để không phải tìm kiếm khi về văn phòng mới. Cách này cũng giúp nhân viên dễ dàng nhận ra đồ đạc bị thất lạc khi đến văn phòng hay trước khi đó.

Bên cạnh đó, bạn nên thuê đơn vị vận chuyển trọn gói hơn là chỉ thuê xe tải vì họ có kinh nghiệm đóng gói đồ đạc và họ sẽ biết đồ đạc nào dễ vỡ, dễ hỏng và tháo rời ra như thế nào.

Giám sát quá trình vận chuyển và kiểm kê tài sản sau khi đến văn phòng mới

Công việc cuối cùng trong list chuyển văn phòng mới cần làm những gì, đó chính là theo dõi và giám sát quá trình vận chuyển. Bao gồm toàn bộ công việc từ khi đóng gói đồ đạc, vận chuyển từ văn phòng cũ đến quá trình bê vác, vận chuyển lên văn phòng mới. Trong quá trình này, đồ đạc dễ bị xáo trộn và hư hỏng, thất lạc nên bạn cần giám sát kĩ lưỡng và cẩn thận.

Khi kết thúc quá trình vận chuyển, bạn cần kiểm kê lại tài sản xem có đầy đủ số lượng chuyển đến hay chưa? Việc kiểm kê căn cứ vào công đoạn đánh mã, liệt kê tài sản. Sau khi kiểm kê đầy đủ tài sản, bạn có thể bắt tay vào việc sắp xếp, bày trí văn phòng theo phong cách mới.

Trên đây là lời giải đáp cho câu hỏi chuyển văn phòng mới cần làm những gì mà Thành Hưng muốn chia sẻ cho bạn đọc. Hy vọng qua bài viết trên, bạn đọc sẽ có ngày chuyển văn phòng suôn sẻ và gặp nhiều may mắn trong công việc.

Nếu bạn vẫn đang phân vân chưa biết chọn dịch vụ vận chuyển nào, hãy gọi ngay tổng đài miễn cước 1800.0033 để được taxi tải Thành Hưng tư vấn, khảo sát hoàn toàn miễn phí và cung cấp dịch vụ chất lượng hàng đầu.