Chuyển văn phòng không phải là vấn đề đơn giản, bạn có thể sẽ gặp nhiều khó khăn nếu không lập kế hoạch các bước rõ ràng trước khi thực hiện. Bản kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết là điều bạn cần dành thời gian hoàn thành sớm ngay khi có ý định chuyển văn phòng đến địa điểm mới. Dựa vào bản kế hoạch, bạn sẽ biết công việc nào được ưu tiên làm trước, cần chuẩn bị những gì khi chuyển đến trụ sở làm việc mới,….
Vậy lập kế hoạch chuyển văn phòng có các bước nào và việc này có thực sự quan trọng? Trong bài viết dưới đây, Thành Hưng sẽ chia sẻ cách lập kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết và khoa học nhé!
Lập kế hoạch chuyển văn phòng có thực sự quan trọng không?
Cũng như bất kỳ dự án nào, việc chuyển văn phòng thuận lợi phụ thuộc nhiều vào bản kế hoạch chi tiết. Vì vậy, việc bạn lập ra một bản kế hoạch khoa học là rất cần thiết và quan trọng. Ngoài ra, một bản kế hoạch cụ thể sẽ giúp các thành viên trong công ty có thể dễ dàng hình dung hơn để từ đó sắp xếp công việc cá nhân một cách hợp lý nhất.
Các bước lập kế hoạch chuyển văn phòng mới
Một bản kế hoạch chuyển văn phòng bao gồm có các bước sau:
Lên kế hoạch dự án
Có rất nhiều việc phải thực hiện khi quyết định chuyển văn phòng. Việc di chuyển văn phòng hầu hết được lập ra trước 6 tháng đối với công ty quy mô nhỏ – vừa. Còn đối với công ty lớn thì việc lên kế hoạch này có thể diễn ra trước cả 1 – 2 năm. Vì vậy, khi đã quyết định chuyển văn phòng, bạn cần lên kế hoạch chi tiết, cụ thể trước khi dự án được thực hiện. Kế hoạch sẽ bao gồm:
- Danh sách những việc cần phải thực hiện liên quan đến vấn đề chuyển văn phòng
- Chỉ định người chịu trách nhiệm chính về việc di chuyển văn phòng
- Phân chia nhiệm vụ rõ ràng cho từng cá nhân, cán bộ nhân viên
- Đặt ra thời hạn cần hoàn thành công việc cho nhân viên
Quyết định người phụ trách
Cần chỉ định một người để làm điều phối viên di chuyển văn phòng. Đây là người sẽ chịu trách nhiệm giám sát tất cả quá trình chuyển văn phòng mới. Vì vậy, tốt nhất công ty bạn nên chọn người có kỹ năng tổ chức tốt, có quyền đại diện cho công ty và giữ vững lập trường khi ra quyết định nhằm dễ dàng quản lý các công việc liên quan.
Thiết lập thời gian biểu
Cần tìm hiểu về thời gian hợp đồng thuê văn phòng hiện tại của bạn kết thúc trước khi bắt đầu lên kế hoạch và chọn ngày đẹp chuyển văn phòng sang trụ sở mới. Khi đã chọn được ngày di chuyển văn phòng cụ thể, bạn có thể bắt đầu đi vào chi tiết, chẳng hạn như thời gian hoàn thiện hoặc xây dựng mất bao lâu. Những thông tin này là để di chuyển, sắp xếp và lắp đặt các thiết bị tại văn phòng.
Tính toán chi phí cần sử dụng
Ngân sách di chuyển văn phòng sẽ phụ thuộc vào quy mô văn phòng, những dịch vụ bên ngoài mà bạn chọn để thuê, chẳng hạn như dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói hoặc chuyển văn phòng giá rẻ.
Việc lựa chọn đơn vị vận chuyển văn phòng cũng cần lưu ý nên chọn những đơn vị lâu năm, chuyên nghiệp, uy tín để tránh trường hợp bị hỏng hóc hay thất thoát đồ đạc.
Taxi tải Thành Hưng cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói chuyên nghiệp, uy tín, sẽ giúp bạn đơn giản hóa quá trình chuyển nơi làm việc bằng cách quản lý việc đóng gói, bốc xếp và vận chuyển cho bạn.
Ngoài ra, đối với những công ty nhỏ – vừa, ngân sách thấp hơn thì có thể tự tháo dỡ, đóng gói và chỉ cần thuê dịch vụ bốc xếp, vận chuyển đồ đạc nhằm tối ưu hóa kinh phí cần bỏ ra trong quá trình vận chuyển.
Tìm văn phòng mới
Việc thuê văn phòng mới cũng phụ thuộc vào một phần ngân sách của công ty. Vì vậy, bạn cần xem xét kỹ lưỡng về mặt phong thủy cũng như tài chính của doanh nghiệp. Dưới đây là một vài tiêu chí mà bạn cần biết:
– Vị trí, diện tích, chi phí và thời hạn thuê;
– Đặc điểm văn phòng mới: Thông tin về giao thông, chỗ đỗ xe, thang máy, phòng cháy chữa cháy, chất lượng dịch vụ;
– Các mốc thời gian: Khoảng thời gian chuyển văn phòng, ngày nhập trạch, thời gian đi vào hoạt động tại văn phòng mới;
– Các yêu cầu khác: An ninh khu vực, phong thủy, các dịch vụ tiện ích,…..
Việc lên kế hoạch chi tiết về những tiêu chí sẽ giúp bạn và công ty bạn tìm kiếm văn phòng mới một cách nhanh chóng và phù hợp nhất, tránh được những phát sinh trong quá trình di chuyển và sử dụng.
Lập kế hoạch cho văn phòng mới
Khi đã có nơi làm việc mới, hãy bắt tay ngay với việc lên kế hoạch, sắp xếp không gian làm việc sao cho hợp lý. Một kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết nên có cả kế hoạch dịch chuyển nơi làm việc, kiểm tra lại một số vấn đề như: số lượng nhân sự, số lượng trang thiết bị máy móc, phương tiện di chuyển,…
Lên kế hoạch sắp xếp cho sàn văn phòng mới
Cùng làm việc với đơn vị thiết kế văn phòng để có sơ đồ vị trí của đồ nội thất, không gian làm việc, không gian chung, thiết bị văn phòng,…. Đây cũng là thời điểm tốt nhất để bạn cải thiện, khắc phục các vấn đề về lỗi bố trí ở văn phòng cũ nhằm tạo ra một điều kiện làm việc tốt như: hướng ngồi làm việc, bố trí máy photo,….Một kế hoạch sắp xếp cho sàn văn phòng mới sẽ giải quyết được những vấn đề hạn chế này. Sau đó, hãy đưa bản kế hoạch này cho người phụ trách, các đơn vị cung cấp có liên quan để tiến hành công việc nhanh chóng.
Thống kê đồ đạc và trang thiết bị hiện có
Bạn nên lựa chọn các trang thiết bị, máy móc còn sử dụng được lâu dài đưa đến nơi làm việc mới nhằm tiết kiệm được chi phí vận chuyển. Bên cạnh đó, các đồ đạc cũ không chuyển sang văn phòng mới, bạn có thể thanh lý để có thêm ngân sách và thay thế bằng đồ mới.
Cập nhật thông tin về địa chỉ văn phòng mới
Việc cập nhật thông tin về địa chỉ văn phòng mới nên được ưu tiên sau khi quá trình di chuyển văn phòng được hoàn tất. Bạn cần ưu tiên cập nhật trên các phương tiện truyền thông như: website, fanpage, gmail,…. nhằm thông báo cho các đối tác và khách hàng của công ty biết được.
Tìm đơn vị vận chuyển văn phòng chuyên nghiệp, uy tín
Sau khi thống kê đồ đạc, thời gian di chuyển và ngân sách hiện có, bạn nên liên hệ sớm cho đơn vị vận chuyển văn phòng trọn gói ngay. Đặc biệt, bạn cần lưu ý khi chọn đơn vị vận chuyển, vì nếu chọn đơn vị không uy tín sẽ dễ bị thất thoát đồ đạc, máy móc thiếu linh kiện dẫn đến hỏng hóc,… Vì vậy, hãy tham khảo các dịch vụ vận chuyển có thâm niên lâu năm trong ngành vận tải để tránh được những rủi ro trên.
Taxi tải Thành Hưng là doanh nghiệp khai sinh mô hình taxi tải. Với 27 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển nhà, chuyển văn phòng trọn gói, đội ngũ nhân viên chuyển dọn chuyên nghiệp của Thành Hưng sẽ giúp công ty bạn giảm bớt lo lắng trong việc đóng gói, hỗ trợ phân chia đồ đạc một cách hợp lý nhất.
Mong rằng bài viết này đã giúp bạn và công ty bạn có thể lập ra một kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết và khoa học! Nếu gặp khó khăn trong quá trình vận chuyển, đừng ngần ngại liên hệ ngay đến tổng đài duy nhất 1800.0033 của Thành Hưng để nhận báo giá các dịch vụ chất lượng tốt nhất trên thị trường.
- Taxi tải Thành Hưng chỉ sử dụng duy nhất Tổng đài Miễn cước 1800.0033. (Các số điện thoại khác đều là Thành Hưng giả mạo)
- Thành Hưng chính hãng là Hãng có hàng trăm xe taxi tải màu đỏ hoạt động trên khắp các đường phố Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh.
- Thành Hưng là thương hiệu đã được Cục Sở hữu trí tuệ bảo hộ trên toàn quốc.
- Là Hãng khai sinh mô hình Taxi tải tại Việt Nam từ năm 1996, Taxi tải Thành Hưng đã nhận được nhiều giải thưởng do các tổ chức, cơ quan lớn trao tặng.
