Mẫu thông báo chuyển văn phòng như thế nào là đầy đủ nhất? Khi phải chuyển văn phòng đến địa điểm mới, bạn cần có kế hoạch rõ ràng với những công việc cụ thể như: thuê văn phòng, thủ tục chuyển văn phòng, đặt dịch vụ vận chuyển,….Bên cạnh đó còn có một việc cũng rất quan trọng là soạn mẫu thông báo chuyển văn phòng. Việc này nhằm thông báo cho khách hàng, đối tác của công ty biết địa chỉ mới, tránh trường hợp thông báo muộn để các giao dịch bị gián đoạn vì thay đổi địa chỉ văn phòng.
Vậy có cần lưu ý gì thêm khi chuyển văn phòng hay không? Cùng Taxi tải Thành Hưng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
Tại sao phải thông báo chuyển văn phòng?
Chuyển văn phòng là việc bạn sẽ thay đổi môi trường làm việc sang địa điểm mới. Nếu bạn không soạn mẫu thông báo chuyển văn phòng sớm thì khách hàng, đối tác và thậm chí là nhân viên trong công ty dễ nhầm lẫn với địa chỉ cũ. Việc này sẽ gây mất thời gian và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty bạn.
Đối với các khách hàng lâu năm, họ chưa biết về địa chỉ mới của công ty. Khi có vấn đề phát sinh trong công việc hoặc muốn đến văn phòng để trao đổi trực tiếp thì sẽ mất công tìm kiếm địa chỉ. Ngoài ra, đối với những khách hàng khó tính, nếu có nhiều công ty có mô hình kinh doanh và tên thương hiệu giống nhau thì sẽ khó để tìm đúng đối tác mà họ đang sử dụng dịch vụ. Nếu bạn không thông báo cho họ thì sẽ dẫn đến mất khách hàng tiềm năng và khách hàng lâu dài.
Đối với các đối tác của công ty, nếu trong quá trình làm việc có vấn đề phát sinh hoặc đã gửi văn bản, giấy tờ qua địa chỉ văn phòng cũ sẽ dễ bị thất lạc. Nếu là giấy tờ quan trọng sẽ rất khó để xử lý. Điều này khiến cho đối tác khó chịu và rời bỏ công ty bạn để hợp tác với công ty khác.
Như vậy, việc thông báo chuyển văn phòng tuy đơn giản nhưng lại đóng vai trò vô cùng quan trọng. Việc này giúp cho khách hàng, đối tác sớm biết được địa chỉ mới để dễ dàng trao đổi công việc và hợp tác lâu dài hơn với công ty.
Mẫu thông báo chuyển văn phòng công ty gồm những gì?
Các nội dung trong mẫu chuyển văn phòng
Sau khi thông báo chuyển văn phòng cho toàn bộ nhân viên thì bạn cũng nên gửi thông báo cho khách hàng và đối tác của công ty sớm nhất có thể.
Mẫu thông báo chuyển văn phòng thường sẽ có nội dung như sau:
- Xác định đối tượng gửi thông báo
- Nêu rõ thời gian, địa chỉ, cách thức liên hệ: số điện thoại, fax,… của văn phòng mới
- Lời cảm ơn đến khách hàng và đối tác đã luôn đồng hành với công ty
Mẫu thông báo chuyển văn phòng cần đầy đủ nội dung cơ bản như trên. Qua thông báo này, khách hàng sẽ dễ dàng nắm bắt được thông tin địa chỉ công ty thay đổi.
Hình thức mẫu thông báo
Theo cách thông thường, bạn có thể soạn thảo văn bản rồi kí và đóng dấu. Ngoài ra, hiện nay, nhiều công ty thực hiện thêm cách thiết kế thành một lá thư thông báo gồm đầy đủ nội dung như soạn thảo văn bản. Tuy nhiên, công ty bạn có thể sử dụng song song 2 cách để tăng độ trang trọng của thông báo.
Bên cạnh việc thông báo đổi địa điểm văn phòng cho khách hàng và đối tác thì bạn cần thông báo nội dung này đến Chi Cục Thuế. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc đóng thuế và xuất hóa đơn sau này.
Kênh truyền thông để thông báo
Bạn nên đăng thông tin chuyển văn phòng lên các kênh truyền thông sau:
- Đăng trực tiếp thông báo lên website chính thức
- Đăng trên mạng xã hội: nhóm nội bộ công ty, trang Facebook, Zalo,…
- Gửi Email đến khách hàng và đối tác
- Thông báo khi chăm sóc khách hàng hoặc các cuộc gọi đến của khách
- …..
Mẫu thông báo chuyển văn phòng
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày … tháng … năm ….
THÔNG BÁO THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ CÔNG TY
Kính gửi: Qúy khách hàng, đối tác, Cổ đông của công ty
Công ty …… xin trân trọng thông báo quý khách hàng, đối tác và cổ đông về việc thay đổi địa chỉ văn phòng giao dịch kể từ ngày …. tháng … năm …. như sau:
Địa chỉ trụ sở công ty cũ:
Địa chỉ trụ sở công ty mới:
Kể từ ngày….tháng….năm…., công ty chúng tôi đã chuyển về địa chỉ mới. Các giao dịch, lịch hẹn tại văn phòng, thư tín,… vui lòng liên hệ tại văn phòng mới.
Thông báo này được thay cho công văn và thư gửi tới các khách hàng, đối tác, cổ đông của chúng tôi. Mọi hoạt động khác của chúng tôi đều không có sự thay đổi. Trân trọng cảm ơn quý khách hàng, quý đối tác, quý cổ đông đã luôn đồng hành cùng công ty chúng tôi trong thời gian vừa qua.
Chúng tôi hy vọng sẽ nhận được sự ủng hộ, đồng hành và hỗ trợ hợp tác trong thời gian sắp tới của quý khách hàng, quý đối tác và quý cổ đông.
Trân trọng cảm ơn!
TỔNG GIÁM ĐỐC
(Kí tên và đóng dấu)
Một vài lưu ý khác mà bạn nên biết khi chuyển văn phòng
Khi chuyển địa điểm làm việc, bạn không được bỏ qua các công việc sau:
- Thông báo chuyển địa chỉ văn phòng đối với tất cả các đơn vị chuyển phát, giao nhận mà công ty đã làm việc trước đó
- Thực hiện đầy đủ các thông tin khai báo theo quy định của Nhà nước
- Mẫu thông báo nên được tiến hành trước 1 tháng cho tất cả khách hàng, đối tác, cổ đông công ty
- Soạn mẫu thông báo chuyển văn phòng đúng chính tả, lịch sự và phải cung cấp đầy đủ thông tin muốn gửi đến khách hàng, cổ đông và đối tác
Trên đây là những chia sẻ mà Thành Hưng muốn gửi đến bạn đọc. Mong rằng những doanh nghiệp đang có nhu cầu chuyển văn phòng cần mẫu thông báo chuyển văn phòng có thể tham khảo bài viết này. Chúc các bạn sẽ có môi trường làm việc thoải mái và gặp nhiều may mắn. Nếu có khó khăn trong quá trình chuyển văn phòng, đừng ngần ngại gọi đến Tổng đài duy nhất 1800.0033 của Taxi tải Thành Hưng để được tư vấn về dịch vụ trọn gói.
- Taxi tải Thành Hưng chỉ sử dụng duy nhất Tổng đài Miễn cước 1800.0033. (Các số điện thoại khác đều là Thành Hưng giả mạo)
- Thành Hưng chính hãng là Hãng có hàng trăm xe taxi tải màu đỏ hoạt động trên khắp các đường phố Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh.
- Thành Hưng là thương hiệu đã được Cục Sở hữu trí tuệ bảo hộ trên toàn quốc.
- Là Hãng khai sinh mô hình Taxi tải tại Việt Nam từ năm 1996, Taxi tải Thành Hưng đã nhận được nhiều giải thưởng do các tổ chức, cơ quan lớn trao tặng.
